Soutien

Quelles règles s’appliquent aux frais de déplacement?

1.0      Généralités

Les procédures de CMC concernant les déplacements sont conformes à la politique de CMC en la matière, datée du 23 juin 1993 et approuvée par le Comité exécutif du Conseil.

1.1       Ces procédures couvrent tous les frais associés aux déplacements.

1.2       Les procédures suivantes s’appliquent à tous les voyageurs internes et externes associés aux activités de CMC. Les voyageurs internes sont des employés de CMC. Les voyageurs externes ne sont pas des employés, mais des voyageurs dont les frais de déplacement sont couverts par CMC en vertu d’une entente préalable. Le remboursement des frais accessoires ou de repas pour les consultants ou les entrepreneurs n’est pas autorisé.

1.3       Tout écart par rapport à ces procédures doit être approuvé par le Trésorier. Un voyageur qui a assumé des frais légitimes, mais inadmissibles, devrait en discuter avec le Trésorier.

2.0       Lignes directrices en matière de transport

2.1       Les personnes sont responsables de prendre des dispositions de déplacement qui offrent un degré adéquat de confort, de commodité, de sûreté et d’efficacité, et qui est l’option la plus économique dans les circonstances. Cela comprend la réservation, les forfaits promotionnels, etc. Lorsque possible, on encourage les voyageurs à effectuer un séjour qui couvre la nuit du samedi au dimanche, si un tel arrangement permet de réduire les frais totaux de déplacement. Les dépenses permises raisonnables couvertes par cette disposition seraient admissibles à un remboursement.

2.2       Tous les déplacements internes sont organisés par l’intermédiaire des coordonnateurs de voyages de CMC et de l’agence de voyages de CMC.

2.3       Nous offrons à tous les voyageurs externes de CMC des arrangements de voyage par l’intermédiaire de l’agence de voyages de CMC et encourageons fortement ceux-ci à exploiter ce service. Si un voyageur choisit de prendre d’autres dispositions qui mènent à des frais plus élevés, CMC ne remboursera que les dispositions à coût inférieur raisonnable.

2.4       Déplacement aérien

Les déplacements aériens sont remboursés selon le tarif de classe économique. La classe affaires ne peut être utilisée que dans certaines circonstances particulières (p. ex., pour des raisons de santé). Lorsque nécessaire, le coût d’une assurance annulation de vol est une dépense permise.  Dans des circonstances exceptionnelles, comme des raisons médicales documentées, il sera possible de demander un remboursement d’un voyage en classe affaires approuvé à l’avance par le Trésorier de CMC. Certains déplacements aériens sans interruption d’une durée de plus de neuf heures en classe affaires pourront être remboursés, avec confirmation par écrit (le courriel est acceptable) et à l’avance par le Trésorier.  Un déplacement aérien sans interruption commence à l’heure de départ prévue et se termine à l’arrivée à destination ou avec un arrêt de nuit ou une escale équivalente à un arrêt de nuit. Les voyageurs peuvent utiliser leurs points de programme de grand voyageur personnel pour obtenir un surclassement, pourvu que cela n’engendre aucuns frais pour CMC.

2.5       Déplacement ferroviaire

Lorsqu’un déplacement ferroviaire couvre une période de repas, le tarif de première classe est acceptable, tant que cela respecte les dispositions de la section 2.1.

2.6       Déplacement local ou en autobus

Les frais de déplacement local en autobus, métro ou taxi sont des dépenses permises.

2.7       Véhicules de location

La location de véhicules pour un déplacement local est une dépense permise s’il s’agit du moyen de transport le plus abordable.

2.7.1    Les voyageurs internes ne doivent pas souscrire l’assurance offerte par l’agence de location, puisqu’ils sont déjà couverts par la police d’assurance de CMC. La police d’assurance de CMC couvre les déplacements en véhicule loué partout en Amérique du Nord.

2.7.2    Les voyageurs externes ne sont pas couverts par l’assurance de CMC; une couverture d’assurance appropriée fournie par l’agence de location est une dépense remboursable.

2.7.3    Les frais de contravention (stationnement, code de la route, etc.) ne sont pas des dépenses permises. Les frais de location et de carburant pour les véhicules de location seront remboursés.

2.7.4   Péage et stationnement

Le remboursement des frais de stationnement et de péage peut être réclamé. Des reçus doivent être joints à l’état des frais de déplacement.

2.8       Automobile personnelle

On recommande l’utilisation d’un véhicule personnel que pour de courts trajets où celui-ci constitue le moyen de transport le plus économique et le plus efficace selon tous les facteurs, comme les frais, les contraintes de temps et l’itinéraire. Le tarif actuel de remboursement est fixé à 0,55 $/km.

Les véhicules personnels sont limités aux déplacements dans un rayon de 500 km du bureau de CMC auquel la personne est rattachée. Au-delà de ce rayon, le remboursement de l’utilisation du véhicule personnel se limitera au coût du moyen de transport de rechange le plus économique. Le coût doit être évalué au cas par cas.

Si un véhicule personnel est utilisé pour des activités approuvées par CMC, le propriétaire doit s’assurer que l’assurance auto personnelle du véhicule est adéquate. Une assurance de responsabilité civile automobile d’au moins 1 000 000 $ est requise.

3.0       Lignes directrices pour l’hébergement, les repas et le divertissement

3.1       Hôtels et motels

Nous remboursons les frais d’hôtel, de motel ou d’un autre hébergement au tarif réel tant que ces sommes sont raisonnables.  Le remboursement des frais sous la forme d’indemnités quotidiennes n’est pas autorisé.  Si des services dépassant ce qui est considéré comme normal ont été offerts, nous pourrons considérer le remboursement des frais de pourboires raisonnables.

3.2       Proches

Les personnes qui sont hébergées par des membres de la famille ou des amis peuvent réclamer 30 $/nuit en lieu et place des frais d’hébergement.

3.3       Repas

Les voyageurs peuvent obtenir un remboursement des repas au moyen d’indemnités quotidiennes ou des coûts réels (en fournissant les reçus originaux). Une seule méthode peut être utilisée par réclamation.

Lorsque les repas sont inclus dans les frais de transport ou dans les frais de participation à une conférence, le remboursement des repas ne peut pas être réclamé.

Indemnités quotidiennes

Les indemnités quotidiennes sont limitées aux sommes maximales quotidiennes qui figurent dans le tableau ci-dessous. Aucun reçu n’est requis.

Repas Indemnité repas, voyage au Canada Indemnité repas, voyage à l’extérieur du Canada
Petit déjeuner 16 dollars canadiens (CAD) 21 CAD
Déjeuner 16 dollars canadiens (CAD) 21 CAD
Dîner 43 CAD 58 CAD
Total 75 CAD 100 CAD

Si la personne est en déplacement pour un seul repas, le remboursement ne s’appliquera que pour l’indemnité quotidienne associée à ce repas particulier. Par exemple, si le petit déjeuner et le déjeuner sont inclus dans les frais de participation à une conférence, seule l’indemnité du dîner peut être réclamée.

Remboursements basés sur des reçus

Dans le cas de remboursements avec reçu, la limite des indemnités de repas du Conseil du Trésor du Canada s’applique (Annexe C, module 1.2). Les montants sont fixés en dollars canadiens pour les déplacements à l’intérieur du Canada et en dollars américains pour les déplacements aux États-Unis. Si le déplacement couvre plus qu’une période de repas, le remboursement quotidien maximal sera calculé selon le total de tous les repas applicables, plutôt que par repas individuel. Si la personne est en déplacement pour un seul repas, le remboursement ne s’appliquera que jusqu’à concurrence de l’indemnité quotidienne du Conseil du Trésor du Canada associée à ce repas particulier.

Les dépenses en alcool ne peuvent pas être réclamées et ne seront pas remboursées dans le cadre de frais de déplacement ou de repas. Si des dépenses en alcool figurent sur le reçu de repas, elles doivent être déduites et le montant net doit être réclamé jusqu’au maximum permis pour le repas.

Pourboires

Dans le cas d’un pourboire de plus de 10 $ pour un seul repas avec reçu, vous devez joindre, en plus du reçu détaillé du repas, une preuve de versement du pourboire à la demande de remboursement. Cette situation ne devrait se produire que dans des circonstances inusitées.

3.4       Divertissement

Dans certaines occasions, le personnel de CMC divertira des clients. Lorsque plus d’un employé de CMC est présent à cette occasion, le Trésorier ou l’employé le plus élevé dans la hiérarchie présentera la réclamation.

3.4.1    Une réclamation de remboursement des frais de divertissement doit comprendre une facture ou un reçu de l’établissement, la liste des personnes présentes, leur organisation ou affiliation, ainsi que l’occasion.

3.5       Articles personnels

Les remboursements des articles personnels, par exemple des films visionnés dans la chambre ou des dépenses qui ne sont pas associées aux activités de CMC seront refusés.

3.6       Articles divers

Tous les articles divers doivent être justifiés dans la section « Give Details of Miscellaneous » (Donner des détails sur les articles divers) ou sur une note jointe, selon les besoins.

4.0       Lignes directrices pour les frais préalables au voyage

4.1       Les voyageurs pourront demander le remboursement des frais préalables au voyage qui sont raisonnables.

4.2       Assurance maladie

Le coût d’une assurance maladie supplémentaire durant un voyage à l’extérieur du Canada est admissible au remboursement. Le plan médical supplémentaire facultatif offert aux employés de CMC par l’intermédiaire de Queen’s inclut la plupart des frais médicaux à l’extérieur du Canada qui ne sont pas couverts par l’Assurance-santé de l’Ontario. Si vous avez des questions au sujet de la couverture à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec le Trésorier au poste 4652.

4.3       Assurance vie/accident/invalidité

L’assurance vie/accident/invalidité n’est pas une dépense permise et ne sera pas remboursée par CMC.

5.0       Lignes directrices pour les dépenses personnelles remboursables

5.1       Appels interurbains

Les voyageurs internes doivent utiliser la carte d’appel Telus de CMC pour leurs appels interurbains. Demandez le numéro aux coordonnateurs de voyages ou à l’assistant aux finances. Les appels interurbains d’affaires pour CMC qui sont effectués par des voyageurs externes seront remboursés.

6.0       Lignes directrices pour des réclamations de déplacement

6.1       Réclamations de déplacement

Il est nécessaire de remplir un formulaire de réclamation de frais de déplacement de CMC pour obtenir un remboursement. Une réclamation doit être soumise dans les 60 jours qui suivent le retour.

  • Lorsqu’une facture d’hôtel énumère d’autres frais, en plus de ceux de la chambre (repas, etc.), ces frais ne doivent pas être inscrits séparément sur le formulaire de réclamation.

6.3       Les montants dépensés en devises étrangères doivent être convertis en dollars canadiens au moyen du taux de change de la Banque du Canada, sauf si vous joignez un relevé de carte de crédit ou de bureau de change de devises indiquant le taux de change utilisé. Les documents qui appuient le taux appliqué doivent être soumis avec la réclamation. Les montants peuvent être convertis avec le taux de change réel de la journée ou le taux moyen pour le mois durant lequel le voyage a eu lieu.

6.4       La réclamation doit indiquer l’objectif du voyage.

7.0       Lignes directrices en matière de documents justificatifs

7.1       Documents justificatifs

Toute dépense individuelle de plus de 10 $ doit être justifiée au moyen d’une facture, d’un reçu ou d’un bordereau de carte de crédit original indiquant le montant dépensé, la nature de la dépense et le destinataire du paiement.

7.2       Lorsque possible, veuillez fournir le document complet, p. ex., la facture détaillée du restaurant plutôt que simplement le bordereau, puisque CMC peut recevoir un rabais sur la TVH si ce montant est clairement indiqué.

7.3       Les documents suivants ne sont PAS des documents justificatifs typiquement acceptés :

  • relevés de carte de crédit;
  • reçus de paiement Interac;
  • chèques oblitérés;
  • photocopies de reçus.
  • Vous devez fournir une explication complète lorsque seulement un remboursement partiel des frais est demandé (p. ex., dépense personnelle ou couverte par une autre organisation).
  • Pour un voyage au moyen d’un billet électronique, vous devez inclure la carte d’embarquement et une copie de la confirmation de billet comme documents justificatifs du vol avec la réclamation de frais de déplacement à CMC.
  • Lorsque les reçus originaux ne sont pas disponibles en raison de dispositions de partage des frais, une copie du chèque de remboursement de l’autre source de financement doit être jointe à la demande de remboursement soumise à CMC.
  • En cas de vol ou de perte des reçus originaux, une explication écrite des circonstances doit être fournie par le demandeur et approuvée par le responsable du projet avant que la réclamation puisse être traitée.

8.0       Lignes directrices internes d’approbation

8.1       Approbations

La réclamation doit être signée par le demandeur afin de confirmer que les dépenses ont été effectuées aux fins des activités de CMC, puis approuvée par la personne responsable du projet ainsi que par le Trésorier. Le personnel interne doit recevoir une approbation préalable de déplacement et la joindre à la réclamation.

8.2       Une personne ne peut pas autoriser un remboursement dont elle est la bénéficiaire. Lorsque le demandeur est en même temps le principal responsable du projet, l’approbation doit provenir du prochain niveau hiérarchique supérieur dans l’organisation.

8.3       La signature du demandeur témoigne que la réclamation est conforme à la présente politique, que les dépenses ont été effectuées à des fins approuvées par CMC et qu’elles n’ont pas été remboursées par une autre source. Les timbres de signature ne sont pas acceptables.

8.4       Le Trésorier retournera les réclamations incomplètes ou inadéquates, non conformes à cette procédure, au demandeur.

9.0       Lignes directrices pour les avances de frais de déplacement destinées aux employés internes

9.1       Des avances raisonnables de frais de déplacement, ne dépassant pas le total estimé des frais, seront remises aux employés de CMC pour les déplacements approuvés.

9.2       Les avances ne sont versées qu’en dollars canadiens seulement.

9.3       Le voyageur doit rendre compte de l’avance dans les 15 jours ouvrables qui suivent le voyage.  Les exceptions à cette règle doivent être préalablement approuvées par le Trésorier.

9.4       Des avances subséquentes ne seront pas versées à une personne qui a un solde d’avance en souffrance.

9.5       Un employé ne peut pas approuver une avance de ses propres frais de déplacement.

10.0     Lignes directrices pour le traitement des réclamations

10.1     La réclamation doit être signée par le demandeur et approuvée par le responsable du projet ainsi que par le Trésorier.

10.2     Le voyageur doit soumettre sa réclamation de frais de déplacement à des fins de traitement dans les 60 jours ouvrables qui suivent le voyage.

10.3     Veuillez prévoir 15 jours ouvrables pour le traitement des réclamations. Veuillez acheminer vos questions à l’assistant aux finances :

Par courriel :              finance@cmc.ca Par téléphone :         (613) 530-4654 Veuillez envoyer vos réclamations par la poste à : CMC Microsystèmes, à l’attention de : Danielle Leroux 1055 rue Princess, Suite 301 Kingston, ON, Canada K7L 1H3

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